ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD
INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL
Este documento ha sido diseñado para tratamientos de datos personales de bajo riesgo de donde se deduce que el mismo no podrá ser utilizado para tratamientos de datos personales que incluyan datos personales relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad (artículo 5.2) de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva).
A tenor del tipo de tratamiento que ha puesto de manifiesto cuando ha cumplimentado este formulario, las medidas mínimas de seguridad mínimas que debería tener en cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
INFORMACIÓN QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES
Todo el personal con acceso a los datos personales deberá tener conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales y serán informados acerca de dichas obligaciones. La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:
- DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO
o Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos per-sonales, a tal fin se evitará: dejar los datos personales expuestos a ter-ceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zo-nas de acceso público, soportes con datos personales, etc.), esta consi-deración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la se-sión.
o Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lu-gar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24 horas del día.
o No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción.
o No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceros, se prestará atención especial en no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc.
o El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Se informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente:
o Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasapor-te, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida.
Para el derecho de acceso se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al tratamiento de los datos.
Para el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento.
Para el derecho de supresión se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida.
Para el derecho de oposición los interesados deberán manifestar su negativa al tratamiento de sus datos ante el responsable, que dejará de procesarlos siempre que no exista una obligación legal que lo impida.
Para el derecho de portabilidad los interesados deberán comunicar su decisión e informar al responsable, en su caso, sobre la identidad del nuevo responsable al que facilitar sus datos personales.
El responsable del tratamiento deberá informar a todas las personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el procedimiento en que se atenderán dichos derechos.
- VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
o Cuando se produzcan violaciones de seguridad DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad, in-cluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos persona-les. La notificación se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección:
https://sedeagpd.gob.es
- CAPTACIÓN DE IMÁGENES CON CÁMARAS Y FINALIDAD DE SEGURIDAD (VI-DEOVIGILANCIA)
o UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS: Se evitará la captación de imágenes en zonas destinadas al descanso de los trabajadores.
o UBICACIÓN DE MONITORES: Los monitores donde se visualicen las imágenes de las cámaras se ubicarán en un espacio de acceso restrin-gido de forma que no sean accesibles a terceros.
o CONSERVACIÓN DE IMÁGENES: Las imágenes se almacenarán durante el plazo máximo de un mes, con excepción de las imágenes que sean aportadas a los tribunales y las fuerzas y cuerpos de seguridad.
o DEBER DE INFORMACIÓN: Se informará acerca de la existencia de las cámaras y grabación de imágenes mediante un distintivo informativo donde mediante un pictograma y un texto se detalle el responsable ante el cual los interesados podrán ejercer su derecho de acceso. En el pro-pio pictograma se podrá incluir el texto informativo. En la página web de la Agencia disponen de modelos, tanto del pictograma como del tex-to.
o CONTROL LABORAL: Cuando las cámaras vayan a ser utilizadas con la finalidad de control laboral según lo previsto en el artículo 20.3 del Es-tatuto de los Trabajadores, se informará al trabajador o a sus represen-tantes acerca de las medidas de control establecidas por el empresario con indicación expresa de la finalidad de control laboral de las imáge-nes captadas por las cámaras.
o DERECHO DE ACCESO A LAS IMÁGENES: Para dar cumplimiento al de-recho de acceso de los interesados se solicitará una fotografía reciente y el Documento Nacional de Identidad del interesado, así como el deta-lle de la fecha y hora a la que se refiere el derecho de acceso.
No se facilitará al interesado acceso directo a las imágenes de las cá-maras en las que se muestren imágenes de terceros. En caso de no ser posible la visualización de las imágenes por el interesado sin mostrar imágenes de terceros, se facilitará un documento al interesado en el que se confirme o niegue la existencia de imágenes del interesado.
Para más información puede consultar las guías de videovigilancia de la Agencia Española de Protección de Datos que se encuentran a su disposición en la sección de publicaciones de la web
www.aepd.es.
MEDIDAS TÉCNICAS
IDENTIFICACIÓN
o Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. De-ben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordena-dor.
o Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración pa-ra la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obte-nerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.
o Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras.
o Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca).
o Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros. Para la gestión de las contraseñas puede consultar la guía de privacidad y seguridad en internet de la Agencia Española de Protección de Datos y el Instituto Nacional de Ciberseguri-dad. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán ano-tadas en lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA
A continuación se exponen las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales:
o ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y DISPOSITIVOS: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
o MALWARE: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el trata-miento automatizado de los datos personales se dispondrá de un siste-ma de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destruc-ción de la información y datos personales. El sistema de antivirus debe-rá ser actualizado de forma periódica.
o CORTAFUEGOS O FIREWALL: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará para garantizar la existencia de un fire-wall activado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se reali-ce el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
o CIFRADO DE DATOS: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibili-dad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confiden-cialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la infor-mación.
o COPIA DE SEGURIDAD: Periódicamente se realizará una copia de segu-ridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de per-mitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.
Las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual. Considere que cualquier incidente de seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y prevéngase contra el mismo.
Si desea más información u orientaciones técnicas para garantizar la seguridad de los datos personales y la información que trata su empresa, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) en su página web
www.incibe.es, pone a su disposición herramientas con enfoque empresarial en su sección «Protege tu empresa» donde, entre otros servicios, dispone de:
- un apartado de formación con un videojuego, retos para respuesta a incidentes y videos interactivos de formación sectorial,
- un Kit de concienciación para empleados,
- diversas herramientas para ayudar a la empresa a mejorar su ciberseguridad, entre ellas políticas para el empresario, el personal técnico y el empleado, un catálogo de empresas y soluciones de seguridad y una herramienta de análisis de riesgos.
- dosieres temáticos complementados con videos e infografías y otros recursos,
- guías para el empresario,
Además INCIBE, a través de la Oficina de Seguridad del Internauta, pone también a su disposición herramientas informáticas gratuitas e información adicional pueden ser de utilidad para su empresa o su actividad profesional.
INFORMACION ADICIONAL
¿Qué ocurre con la geolocalización en el ámbito laboral?
Hay empresas que, por diferentes motivos, pueden necesitar saber la geolocalización de sus empleados (por ejemplo, de transportistas, de comerciales, de empleados que usen un coche de la empresa, etc.). ¿Están legitimadas las empresas para tratar los datos de geolocalización de sus empleados?La respuesta, como hemos adelantado un poco más arriba, es que sí, las empresas pueden basarse en el interés legítimo para implementar sistemas de geolocalización en los vehículos de empresa, así como en otros dispositivos que cedan a sus empleados. Este interés legítimo se basa en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, que permite a los empleadores adoptar aquellas medidas de control y vigilancia que estimen oportunas, para comprobar el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales de los empleados. Esto hace que el consentimiento expreso de los empleados no sea necesario para emplear dichos sistemas de geolocalización ni el tratamiento de los datos obtenidos de ellos. Pero no quiere decir que no haya límites; como hemos dicho, se debe informar a los empleados del uso de tales sistemas y de la finalidad de los mismos con carácter previo a su uso. Y, además, los datos obtenidos no podrán usarse con otro fin que el estipulado en esa información. Así mismo, estos sistemas deberán poder desconectarse cuando el empleado esté fuera de su horario laboral (derecho a la desconexión digital) y, en caso de que se obtuvieran datos fuera de dicho horario, no podrían tratarse. Como ya indicamos, también es necesario que el uso de la geolocalización como medida de control y vigilancia, supere el juicio de proporcionalidad, es decir, que sea la medida menos intrusiva para la intimidad del trabajador, no habiendo otra alternativa para alcanzar los fines perseguidos. Finalmente, en el caso de que se quiera implementar un sistema de geolocalización en el vehículo o dispositivos personales de los empleados, sí que será necesario el consentimiento expreso de estos para ello.
¿Vulnera la geolocalización el derecho a la protección de datos?
Cuando se cumplen con los requisitos y obligaciones respecto a la geolocalización y la protección de datos por parte del responsable del tratamiento, en este caso, la empresa o entidad pública, tratar datos de ubicación no vulneraría el derecho a la protección de datos de los interesados, puesto que existe un interés legítimo para la empresa. Siempre que no se exceda la finalidad para la que son tratados los datos de geolocalización, dicho tratamiento estará dentro de la legalidad, por lo que solo hablaríamos de vulneración del derecho a la protección de datos, si el empleador usar los datos de geolocalización con otros fines de los que no se hubiera informado a los empleados.
DOCUMENTACION DE INFORMACION A LOS TRABAJADORES.
NOMBRE
DE LA EMPRESA
DOMICILIO
DE LA EMPRESA
CP
Y LOCALIDAD
Muy Sr. Mío:
En
cumplimiento de la Sentencia del Tribunal Constitucional de 11 de Febrero de
2013, procedemos a comunicarle expresamente la existencia o futura existencia
según crea la empresa oportuno en su momento, de sistemas de geolocalización en
el/los vehículo/os propiedad de la empresa, sistema de control de accesos,
sistemas control horario laboral, sistemas control presencia en el puesto de
trabajo, de cámaras de vídeo y sistemas de videovigilancia, para grabación de
imágenes, instaladas en el/los Centro/os de Trabajo, por lo que debe conocer al
respecto:
· Que las cámaras de seguridad instaladas funcionan
de forma continua durante las 24 horas del día, captando imágenes de todo lo
que ocurre en el Centro de Trabajo.
· Que dichas imágenes se guardan en formato
digital en disco duro y podrán ser extraídas en dispositivos informáticos o
fotográficos a los solos efectos de su presentación en juicio relativo al
trabajador afectado, Fuerzas y Cuerpos de seguridad del Estado o autoridad
laboral. · Que dichas cámaras graban a todos los
trabajadores en el desarrollo de su actividad laboral.
· Que dichas grabaciones son utilizadas por la
empresa para el control de la actividad laboral de todo el personal de la
empresa.
· Que se podrán visualizar y controlar su
contenido ante la mera sospecha de estar produciéndose un incumplimiento
contractual laboral o la comisión de delitos, faltas o hechos susceptibles de
sanción laboral, o como consecuencia del efectivo control de la producción o
tareas encomendadas.
· Que, por lo tanto, las imágenes grabadas podrán
ser utilizadas contra cualquier trabajador, por incumplimientos laborales, para
la imposición de sanciones disciplinarias y/o de otro tipo.
· Que dichas imágenes se guardarán un máximo de
30 días si no son utilizadas para los fines indicados.
· Que los sistemas de geolocalización guardan los
datos por un periodo de 6 meses si no son utilizados para los fines indicados.
· Que los sistemas de control laboral, control de
puesto de trabajo y control de accesos se guardan 30 días o lo que marque la
ley laboral según el caso.
· Que la anterior información se somete a los
derechos que le reconoce el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y
del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas
físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre
circulación de estos datos, así como a su legislación de desarrollo.
· El artículo 20.3
del Estatuto de los Trabajadores establece que: “el
empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y
control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y
deberes laborales. · Al amparo del artículo 20.3 del Estatuto de Trabajadores el
empresario podría poner en práctica las medidas de seguridad y control
necesarias para garantizar el cumplimiento de las normas en su negocio, entre
ellas la instalación de cámaras de vigilancia. Se autoriza a los empleadores a
tratar las imágenes obtenidas a través de sistemas de cámara para el ejercicio
del control de las actividades de las personas trabajadoras siempre que
dicho control se ejerza dentro del marco legal y con los límites inherentes al
mismo. Eso sí, se puntualiza que los empleadores habrán de informar con
carácter previo, y de forma expresa, clara y concisa, a las personas
trabajadoras y a sus representantes legales acerca de esta medida de control.
En el supuesto de que se haya captado la comisión flagrante de un ilícito por
parte de una persona trabajadora, se entiende cumplido el deber de información
cuando se haya colocado un dispositivo informativo en lugar suficientemente
visible identificando, al menos, la existencia del tratamiento, la identidad
del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso,
rectificación, supresión, limitación del tratamiento y a la portabilidad de los
datos.
· La ley veta la instalación de sistemas de grabación de sonidos y
de videovigilancia en los lugares destinados al descanso de los trabajadores,
tales como vestuarios, aseos y comedores.
· Por lo que hace referencia a los dispositivos de captación y
grabación de sonidos, su utilización únicamente se admitirá cuando los riesgos
resulten relevantes para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas
derivados de la actividad que se desarrolle en el centro de trabajo. En
cualquier caso, siempre se deberá respetar los principios de proporcionalidad e
intervención mínima.
· En la actualidad, el desarrollo de este bloque lo marca la
posible afectación de la doctrina «flexibilizadora»
sobre el cumplimiento del deber informativo del Tribunal Constitucional y del
Tribunal Supremo por las nuevas
exigencias del RGPD y
la LOPDGDD, en
aplicación de la necesidad, establecida por el art. 89 de la LOPDGDD, de
información «previa, expresa,
clara y concisa» acerca de la medida de videovigilancia para
alcanzar el valor probatorio en caso de despido disciplinario.
Lo que le comunicamos en ……………….a, … de …. de
202 .
Fdo. EMPRESA FDO. TRABAJADOR
D.N.I.